Lasting innhold ...

Tlf. 911 16 989

Få profesjonell rådgivning av våre flinke konsulenter

Blogg

Arrangementsplanlegging: Konsekvensene av et overflødig program

Tilbake til blogg

30. september 2019

visninger117 visninger

I dette innlegget om planlegging av arrangementer forteller vi deg om konsekvensene av et overflødig program, viktigheten av å sette seg mål og det å ha en tydelig rød tråd løpende gjennom arrangementet ditt.

Du vil at folk skal bli fascinert og inspirert – alt annet enn å kjede seg! I tillegg er det så mange spennende innslag du vil at deltakerne dine skal få oppleve. Arrangementsplanleggere er ofte tilbøyelige til å ønske seg for mye. 

Less is more! Denne gylne regelen gjelder absolutt når det kommer til arrangementsplanlegging. Vær forsiktig så du ikke «stapper» for mange forskjellige aktiviteter inn i programmet. Du må finne en balanse. 

Et overflødig program kan ha mange konsekvenser. Dette er de to vanligste: 

► Foredrag og workshops som går i stressende tempo og mangler tydelig budskap 

Hvis du planlegger for lite tid til et foredrag eller en workshop, kan du risikere dette: 

  • Det blir for mye informasjon på for kort tid. 
  • Historien mister kjernebudskapet. 

Hvis programmet er for fullt og tiden tildelt et foredrag eller workshop er knapp, må foredraget forkortes. Dette kan ha store konsekvenser for kvaliteten på innholdet. Våre erfarne foredragsholdere vil sikre kvaliteten på foredraget eller workshopen ved å tilpasse foredraget til tidsrammen.

Løpende deltakere!

Ja, bokstavelig talt! Hvis du ikke har nok tid mellom de forskjellige øktene kan det godt hende at deltakerne må løpe fra en økt til en annen. Vi trenger ikke å fortelle deg at dette er uheldig..

Gi folk en kort pause hvor de har tid til å veksle mellom de to øktene, og til å distansere seg selv fra forrige tema og ta innover seg det som ble formidlet. For de fleste vil dette være nødvendig for å kunne få størst mulig utbytte av arrangementet.

#TIPS: Gjør det tydelig for deltakerne hvor mye tid det er mellom de forskjellige øktene og når de forventes å være på plass for neste økt. 

Hvordan sikrer du god tidsplanlegging? 

Lag en rød tråd gjennom hele arrangementet. Ta deg tid til å definere målene dine og sørg for at de er tydelige for alle som er involvert i organiseringsfasen. Det er viktig å tenke på hvordan hver enkelt økt i programmet bidrar til temaet og det overordnede formålet med eventet.

Du må også vurdere hvilke økter som egner seg best til hvilke deler av dagen. Under en kick off-forelesning er det ofte behov for en introduksjon av dagens tema. Et humorinnslag mot slutten av dagen kan ha enorm verdi i form av å skape et avbrekk fra det faglige, og vil la deltakerne forlate arrangementet med en god følelse. 

#TIPS: Vil du være sikker på at programmet overholdes på en god måte, lønner det seg å booke en konferansier. Konferansieren skaper en rød tråd i arrangementet og loser deltakerne trygt gjennom. Konferansieren presenterer de forskjellige foredragsholderne, kan komme med humoristiske innslag og sørger for at tidsskjema blir overholdt. Du kan også bruke en konferansier til å veilede samtaler eller intervjuer.

Hva er forskjellen på et foredrag og en workshop, og hvordan bestemmer jeg hvor mye tid opplegget trenger? 

Med tanke på formålet med økten, gruppestørrelsen og måten du ønsker å formidle budskapet på, kan du velge mellom å kjøre en rekke forskjellige opplegg. Foredrag og workshops er de vanligste. Man kan også bruke en blanding av begge deler som resulterer i en spesielt engasjerende, interaktiv opplevelse.

Når kaller du noe for en workshop og når snakker vi om et foredrag? Forskjellen ligger hovedsakelig i innholdet. En workshop involverer deltakerne i langt større grad enn hva et foredrag gjør og er fylt av praktiske oppgaver. Et foredrag kan ha innslag av dette, men deltakerne er i langt større grad bare tilskuere.

Det er ingen klar ramme for hva varigheten av et foredrag eller en workshop burde være. Foredragsholdere kan forberede en økt med et innhold som passer innenfor de  rammene du angir. Det er alltid lurt å spørre foredragsholderen hvor mye tid som trengs for å gjennomføre en økt på en måte som gir deltakerne størst mulig utbytte.

#TIPS: Benytt deg av kunnskapen til byrået du jobber med og foredragsholderen selv. Involver foredragsholderen i planleggingen av arrangementet. De kjenner produktet sitt som ingen andre, og kan komme med gode innspill. 

Lyst på flere tips? Klikk her for å lese hvorfor vi anbefaler eksterne foredragsholdere.

Trenger du hjelp til å finne den perfekte foredragsholderen til ditt arrangement?

Få profesjonelle råd fra våre dyktige konsulenter og gjør arrangementet ditt til en suksess.

  • Dette feltet er for valideringsformål og skal stå uendret.