5 tips for en god flyt under arrangementet ditt

Alle forberedelser er gjort og tiden er inne: arrangementsdagen. Det er på selve dagen alle planene og ideene dine sammenfaller et godt resultat. I hvert fall .. hvis alt går bra. Det er ikke noe mer irriterende enn stress og kaos under arrangementet ditt. Dette er veldig ubehagelig for deg selv og kan ha en negativ innvirkning på deltakerne. Enten det er et forretningsmøte for en liten gruppe, en team building-sesjon eller en festlig begivenhet for 1000 mennesker – en fin FLYT er essensiell.

Skap en følelse av FLYT i teamet og blant deltakerne: en følelse av inspirasjon og å være travel. Du vil at deltakerne skal forlate arrangementet med en tilfredsstilt følelse. På selve dagen er det en rekke aspekter du kan huske på for å forsikre at alt går som planlagt og at teamet og også deltakerne kan oppleve denne FLYTEN! Vi har samlet en rekke tips til deg. Du kan bruke disse tipsene på både et forretningsmøte, men også på uformelle arrangementer eller team building-økter.

1. Sørg for en tydelig oppgavefordeling

✓ Gode forberedelser er halve jobben. Dette er absolutt sant når det kommer til organisering av arrangementer. Tydelige avtaler og en god oppgavefordeling gir grunnlaget du trenger for en god FLYT under arrangementet.

✓ Det er viktig at alle er klar over nødvendig informasjon. Gode forberedelser sikrer mindre usikkerhet og stress under arrangementet. Lag en tydelig oppgavefordeling mellom arrangørene. Dette forhindrer at oppgavene blir glemt. Forsikre deg om at arrangørene også har plass til å ta en pause.

✓ Lag eventuelt et scenario for arrangørene der alle kan finne en tydelig språkfordeling og kontaktinformasjon til den ansvarlige personen. På den måten kan du nå hverandre hvis du trenger hverandre og alle har en klar oversikt over hvem som er ansvarlige for hva.

2. Ta deg god tid 

✓ Forsikre deg om at arrangørene møter hverandre på forhånd. Avtal denne tiden – en halvtime å sitte sammen for å se gjennom de endelige detaljene og eventuelle endringer. Motta foredragsholderen til avtalt tid, vis foredragsholderen fasilitetene og introduser foredragsholderen for menneskene som er involvert i organisasjonen. Det er også hyggelig når det er et ledig rom hvor foredragsholderen kan forberede seg.

✓ Velg plass for gjestene, slik at du kan starte til avtalt tid. Forsikre deg om at rommet der arrangementet finner sted er lett å finne.

✓ Ved å planlegge nok pauser, sikrer du at gjestene har muligheten til å drikke eller bruke toalettet på disse tidspunktene. Dette forsikrer mindre uro i løpet av øktene.

3. Sett deg selv i skoene til deltakerne

✓ Gjør det klart for deltakerne hvem arrangørene er og hvem de kan henvende seg til for spørsmål. Dette kan gjøres på forskjellige måter; ved å ønske gjestene velkommen ved inngangen, kunngjøre dette under velkomsttalen eller ved å skille deg ut med for eksempel spesifikke klær eller et navneskilt.

✓ Gi deltakerne klarhet om dagens plan. Del ut et program, eller sørg for at konferansieren informerer deltakerne før og etter hver økt om hva som står på
programmet. Er det endring i timeplanen? Nevn dette.

✓ Forsikre deg om så få avbrudd som mulig under øktene. Be gjestene om å skru av lyden på telefonen sin og la deltakerne vite at det er pauser.

4. Ha et øye for detaljer 

✓ Et øye for atmosfæren; en blomst i rommet, frisk luft og fin musikk i bakgrunnen … med disse små detaljene får du folk til å føle deg velkommen.

✓ Se deg rundt. Identifiser behovene rundt deg; med deg selv, med kollegaene og deltakerne. Hvor kan du bety noe for noen andre? Tenk på de enkle tingene. For eksempel: gå forbi en kollega og spør hvordan det går, eller åpne et vindu for litt frisk luft i rommet.

✓ Er det en lang dag? En liten matbit eller litt frukt i pausene for litt ekstra energi blir alltid verdsatt.

✓ Deltakerne liker alltid å motta noe. Du kan vurdere å tilby ting som notisblokker og penner. Praktisk under møtet og en fin suvenir.

5. Vær fleksibel og ha det gøy!

✓  Ved å være fleksibel kan du håndtere ting som er litt annerledes enn forventet. Fleksibilitet i teamet sikrer hyggelig samarbeid. For eksempel ved å låne en hånd til en kollega hvis du ikke har noen oppgaver på en stund.

✓  Går noe galt? Ikke legg for mye vekt på dette. Som arrangør legger du ofte mer merke til ting som går litt annerledes enn planlagt, enn gjestene selv som noen ganger ikke legger merke til det i det hele tatt! Ikke heng deg for mye opp i feil, og fremfor alt, sørg for at dere alle har det moro sammen.

✓ Ha en åpen holdning og smil! Latter reduserer stress og har umiddelbart en positiv effekt på din egen sinnstilstand, men også på atmosfæren. Latter gir forbindelse og bringer folk sammen.

Flere tips? Se vår e-bok “40 tips til det perfekte arrangementet”. Meld deg på vårt nyhetsbrev og last ned e-boken helt gratis her.