Lasting innhold ...

Tlf. 911 16 989

Få profesjonell rådgivning av våre flinke konsulenter
Athenas

Sjekkliste for arrangementsplanleggere

Vi i Athenas jobber konstant med å gjøre selve planleggingsfasen lettere for deg som er arrangementsplanlegger. I vår søken etter å gjøre saker og ting mer fleksibelt har vi laget en sjekkliste. Denne sjekklisten belyser de viktigste aspektene av arrangementsplanlegging, og vi anbefaler at du bruker den når du legger planer for din neste store begivenhet. […]

Vi i Athenas jobber konstant med å gjøre selve planleggingsfasen lettere for deg som er arrangementsplanlegger. I vår søken etter å gjøre saker og ting mer fleksibelt har vi laget en sjekkliste. Denne sjekklisten belyser de viktigste aspektene av arrangementsplanlegging, og vi anbefaler at du bruker den når du legger planer for din neste store begivenhet.

 

Minst tre måneder før arrangementet

 

Velg en dato

Å bestemme dato krever alltid litt omtanke. Når du skal bestemme en dato for akkurat ditt arrangement må du passe på at det ikke krasjer med konkurrerende eller lignende arrangementer. Det er også en god idé å unngå å planlegge inn et arrangement under periodene når folk flest har fri eller ferie.

 

Finn et lokale

Når det gjelder å finne et lokale bør du undersøke ordentlig for å finne det stedet som passer best til ditt arrangement. Ditt valg av lokale skal stemme overens med antall deltakere, den type aktiviteter du har planlagt, samt det møte- og rommiljøet du er interessert i.

 

Book foredragsholder/underholder

Det finnes visse saker som er helt avgjørende for hvilken foredragsholder eller underholder du skal velge til ditt arrangement. Du bør definitivt ta hensyn til de besøkende, altså hvilken målgruppe du har, arrangementets tema og hvilket formål arrangementet har. Vi i Athenas hjelper deg gjerne med å finne en foredragsholder eller underholder som matcher arrangementet og som leverer de resultatene og reaksjonene du vil ha.

 

Markedsfør arrangementet og inviter gjester

Så fort du har fikset en dato for arrangementet og booket lokale skal du sette i gang med å markedsføre arrangementet. Dette bør du begynne med minst 5 uker før avholdelse.

 

Send ut dagsorden og instruksjoner

Det er ikke så dumt å forberede dine besøkende før arrangementet, de vil sikker ha litt informasjon så de vet hva de kan forvente seg. Send derfor ut informasjon i forkant. Du bør helst avgi instruksjoner om hvordan arrangementet kommer til å se ut, dagsorden (punkt for punkt om det kreves), hvilken kleskode som gjelder og alt annet som er viktig og bra å vite på forhånd.

 

Sjekk med foredragsholderne eller underholderne og finpuss detaljene for lokalet

Se til at de som leier ut lokale vet hvordan du vil ha det under arrangementet ditt. Du bør være tydelig med spesielle ønsker om plassering av møbler, organisasjon, etc. Send gjerne over en gjesteliste så de ansvarlige vet hvem som kommer på arrangementet – det gjør det enklere når arrangementet finner sted og alle gjester strømmer til. Du kan også (faktum er at du burde) høre med foredragsholderne eller underholderne og sjekke hvordan det går med forberedelsene til presentasjonen.

 

Minst en uke før arrangementet

 

Dobbeltsjekk at det tekniske utstyret kommer til å være på plass

Teknisk krangel er noe du helst vil unngå på arrangementet. Derfor bør du forsikre deg om at det tekniske utstyret både du og dine foredragsholdere/underholdere behøver fungerer og kommer til å være på plass.

 

Bekreft gjestelisten og forespørsler om mat

Hold lederen av lokalet oppdatert på hvor mange gjester som kommer til arrangementet, hvor mange personer det skal lages mat til, samt informer om eventuell spesialkost.

 

Dagen før arrangementet

 

Gå gjennom lokalene, konferanse- eller møteplassen

Dagen før arrangementet er det viktig at du tar en runde gjennom lokalet for å forsikre deg om at konferanse- eller møteplassen er organisert på en tilfredsstillende måte. Det er også viktig at du virkelig tar deg tid til å sjekke at det tekniske utstyret fungerer. Alle biter skal bokstavelig talt være på plass!

 

Pass på at skilter, holdepunkter og tidsoversikter er synlige

Skilter er nødvendig, forsikre deg derfor om at skiltene er på plass, så besøkende enkelt kan finne frem til de ulike rommen, f.eks. forelesningssalen, eventuell innsjekking og matsalen. Å sette opp en oversikt er en strålende måte å hjelpe gjestene til å holde orden på hvor og når de skal innfinne seg de ulike aktivitetene.

 

Arrangementsdagen

 

Ha teamet ditt tett på hånden. Du vil sikkert trenge hjelp under arrangementet til å håndtere ulike kriser og unngå forsinkelser i tidsplanen.

 

Hold tidene!

Forsøk så langt det er mulig å holde tidene, skap flyt i aktivitetene og unngå forsinkelser i tidsskjemaet.

 

Ha det gøy!

Nyt og se hvordan hardt arbeid lønner seg.

 

Opprydding

Noen utleiere fikser rengjøring for deg, men andre krever at du returnerer lokalene i den stand du mottok den. Sjekk hva som gjelder på forhånd, og hvis du må rydde opp etter arrangementet, så er det bare å samle sammen en gjeng for å få jobben gjort.

 

Etter arrangementet

 

Takk

Send en takk til foredragsholderne, underholderne og frivillige som stilte opp. Det er svært viktig at du viser de som muliggjorde arrangementet ditt takknemlighet. Send dem en form for takk, det er de verdt.

 

Evaluer

Gjør en oppfølging med teamet ditt og deltakerne på arrangementet for å vurdere hvor bra det gikk og for å få nyttige tilbakemeldinger.

 

Betaler regninger i tide

Utleieren, arbeiderne og foredragsholderne/underholderne er alle nødt til å få lønnen sin. Vær nøye med å betale regningene – i tide!

 

Denne sjekklisten gir deg en fingervisning for hva du behøver å gjøre før, under og etter arrangementet. Hvert arrangement er selvsagt unikt og krever spesielle oppgaver og utfordringer. Brainstorm selv frem til ting du er nødt til å supplere denne sjekklisten med. Ingen kan ditt arrangement bedre enn deg!

John Petter Fagerhaug

John Petter Fagerhaug

Praktisk anlagt og teoretisk fremragende. Psykologen hjelper deg med å mestre endringer for å skape arbeidsglede.

Ønsker du løsninger? John Petter Fagerhaug har verktøyene. Book faglig dyktig og engasjert...

Kathrine Aspaas

Kathrine Aspaas

En av landets fremste foredragsholdere, journalist og forfatter med unike foredrag om fremtiden, raushet og relasjoner.

Kathrine Aspaas er kjent fra sine mange år som kommentator og lederskribent i Aftenposten. Hun har skrevet bestselgeren Raushetens Tid hvor hun hevder at vi beveger oss mot en mer åpen, rausere...

Renate Skaue Jørgensen

Renate Skaue Jørgensen

Bedriftsveileder og medarbeiderskaper som brenner for å skape gode arbeidsdager, arbeidslyst og glede.

Dagens arbeidsliv oppleves av mange som interessant, givende, lærerikt og spennende, men også som krevende og slitsomt. Hvordan velger vi å møte utfordringene som arbeidslivet gir oss? Som foredragsholder har hun alltid som mål å skape...

Kjetil Hasselberg

Kjetil Hasselberg

Komiker og lektor som holder foredrag om alt fra arbeidsglede på jobben til mobbing i skolen.

Kjetil Hasselberg er en av landets mest benyttede foredragsholdere. Han har en fin balanse mellom innsikt, humor og alvor. Kjetil holder foredrag om temaene arbeidsglede (bedrift), motivasjon av selgere (bedrift) og mobbing (skole, barnehage og...

Anders-Tangen

Anders Martinius Tangen

Profesjonell komiker og foredragsholder som tilbyr humor for næringslivet og nyttige foredrag om endring og spontanitet.

Anders Martinius Tangen holder spennende, morsomme og matnyttige foredrag om endringer og spontanitet. Han er en profesjonell komiker med humor for næringslivet som sin...

Live_Landmark

Live Landmark

Tidl. journalist, mental trener, personlig utvikling og utvikling av organisasjoner - en entusiastisk foredragsholder.

Med humor og selvironi formidler Live Landmark empatiske spark bak til de som ønsker å gi sine ansatte noen nye tanker i hodet. I bunn ligger kjent psykologi presentert med enkle verktøy. I 2015 ble hun kåret til "Årets motivator" av...

Silvija Seres

Silvija Seres

Matematiker og teknologiekspert med mange års erfaring som leder i bedrifter innen forskjellige bransjer.

Dr. Silvija Seres er en akademisk techie med bakgrunn i bedriftledelse. Med sin helt spesielle evne til å gjøre ting jordnært, reelt og forståelig, handler Silvija Seres foredrag om digitalisering og teknologisk omstilling....

Olav Haraldseid

Olav Haraldseid

Prisvinnende foredragsholder og prestasjonsstyrker. En toppleder som presterer å gjøre kjedelige emner underholdende.

Olav Haraldseid er en prisbelønnet foredragsholder med solid toppledererfaring innenfor store norske selskaper. Han er ekspert på endringsledelse, kulturbygging og kundeservice innenfor salgsorganisasjoner og detaljhandelsvirksomheter. Olav mottok...

Tom Åge Myhren

Tom Åge Myhren

Livsgnistrer, idèolog, snekker og kreativ trener - denne mannen deler gjerne ut av sine erfaringer med medarbeidere.

Tom Åge Myhren tror at den enkeltes drivkraft er bygd på livs- og arbeidsglede. At en har sosiale og kommunikative evner til å inngå i kollektive sammenhenger der en jobber sammen, samtidig og i samme...

Sigurd Granmark

Sigurd Granmark

Sigurd Granmark er en av landets mest ettertraktede foredragsholdere. Han inspirerer medarbeidere og ledere til å bli bedre, både som menneske og kollega.

Sigurd Granmark har de siste 10 årene kartlagt hva som gjør at noen organisasjoner, utøvere, ansatte og lag alltid klarer å gjenskape de gode resultatene. Det viser seg at de beste ikke gjør andre ting, men de gjør ting litt...

Sveip til venstre