Sjekkliste for arrangementsplanleggere

Vi i Athenas jobber konstant med å gjøre selve planleggingsfasen lettere for deg som er arrangementsplanlegger. I vår søken etter å gjøre saker og ting mer fleksibelt har vi laget en sjekkliste. Denne sjekklisten belyser de viktigste aspektene av arrangementsplanlegging, og vi anbefaler at du bruker den når du legger planer for din neste store begivenhet.

Minst tre måneder før arrangementet

• Velg en dato

Å bestemme dato krever alltid litt omtanke. Når du skal bestemme en dato for akkurat ditt arrangement må du passe på at det ikke krasjer med konkurrerende eller lignende arrangementer. Det er også en god idé å unngå å planlegge inn et arrangement under periodene når folk flest har fri eller ferie.

• Finn et lokale

Når det gjelder å finne et lokale bør du undersøke ordentlig for å finne det stedet som passer best til ditt arrangement. Ditt valg av lokale skal stemme overens med antall deltakere, den type aktiviteter du har planlagt, samt det møte- og rommiljøet du er interessert i.

• Book foredragsholder/underholder

Det finnes visse saker som er helt avgjørende for hvilken foredragsholder eller underholder du skal velge til ditt arrangement. Du bør definitivt ta hensyn til de besøkende, altså hvilken målgruppe du har, arrangementets tema og hvilket formål arrangementet har. Vi i Athenas hjelper deg gjerne med å finne en foredragsholder eller underholder som matcher arrangementet og som leverer de resultatene og reaksjonene du vil ha.

• Markedsfør arrangementet og inviter gjester

Så fort du har fikset en dato for arrangementet og booket lokale skal du sette i gang med å markedsføre arrangementet. Dette bør du begynne med minst 5 uker før avholdelse.

• Send ut dagsorden og instruksjoner

Det er ikke så dumt å forberede dine besøkende før arrangementet, de vil sikker ha litt informasjon så de vet hva de kan forvente seg. Send derfor ut informasjon i forkant. Du bør helst avgi instruksjoner om hvordan arrangementet kommer til å se ut, dagsorden (punkt for punkt om det kreves), hvilken kleskode som gjelder og alt annet som er viktig og bra å vite på forhånd.

• Sjekk med foredragsholderne eller underholderne og finpuss detaljene for lokalet

Se til at de som leier ut lokale vet hvordan du vil ha det under arrangementet ditt. Du bør være tydelig med spesielle ønsker om plassering av møbler, organisasjon, etc. Send gjerne over en gjesteliste så de ansvarlige vet hvem som kommer på arrangementet – det gjør det enklere når arrangementet finner sted og alle gjester strømmer til. Du kan også (faktum er at du burde) høre med foredragsholderne eller underholderne og sjekke hvordan det går med forberedelsene til presentasjonen.

Minst en uke før arrangementet

• Dobbeltsjekk at det tekniske utstyret kommer til å være på plass

Teknisk krangel er noe du helst vil unngå på arrangementet. Derfor bør du forsikre deg om at det tekniske utstyret både du og dine foredragsholdere/underholdere behøver fungerer og kommer til å være på plass.

• Bekreft gjestelisten og forespørsler om mat

Hold lederen av lokalet oppdatert på hvor mange gjester som kommer til arrangementet, hvor mange personer det skal lages mat til, samt informer om eventuell spesialkost.

Dagen før arrangementet

• Gå gjennom lokalene, konferanse- eller møteplassen

Dagen før arrangementet er det viktig at du tar en runde gjennom lokalet for å forsikre deg om at konferanse- eller møteplassen er organisert på en tilfredsstillende måte. Det er også viktig at du virkelig tar deg tid til å sjekke at det tekniske utstyret fungerer. Alle biter skal bokstavelig talt være på plass!

• Pass på at skilter, holdepunkter og tidsoversikter er synlige

Skilter er nødvendig, forsikre deg derfor om at skiltene er på plass, så besøkende enkelt kan finne frem til de ulike rommen, f.eks. forelesningssalen, eventuell innsjekking og matsalen. Å sette opp en oversikt er en strålende måte å hjelpe gjestene til å holde orden på hvor og når de skal innfinne seg de ulike aktivitetene.

Arrangementsdagen

Ha teamet ditt tett på hånden. Du vil sikkert trenge hjelp under arrangementet til å håndtere ulike kriser og unngå forsinkelser i tidsplanen.

• Hold tidene!

Forsøk så langt det er mulig å holde tidene, skap flyt i aktivitetene og unngå forsinkelser i tidsskjemaet.

• Ha det gøy!

Nyt og se hvordan hardt arbeid lønner seg.

• Opprydding

Noen utleiere fikser rengjøring for deg, men andre krever at du returnerer lokalene i den stand du mottok den. Sjekk hva som gjelder på forhånd, og hvis du må rydde opp etter arrangementet, så er det bare å samle sammen en gjeng for å få jobben gjort.

Etter arrangementet

• Takk

Send en takk til foredragsholderne, underholderne og frivillige som stilte opp. Det er svært viktig at du viser de som muliggjorde arrangementet ditt takknemlighet. Send dem en form for takk, det er de verdt.

• Evaluer

Gjør en oppfølging med teamet ditt og deltakerne på arrangementet for å vurdere hvor bra det gikk og for å få nyttige tilbakemeldinger.

• Betaler regninger i tide

Utleieren, arbeiderne og foredragsholderne/underholderne er alle nødt til å få lønnen sin. Vær nøye med å betale regningene – i tide!

Denne sjekklisten gir deg en fingervisning for hva du behøver å gjøre før, under og etter arrangementet. Hvert arrangement er selvsagt unikt og krever spesielle oppgaver og utfordringer. Brainstorm selv frem til ting du er nødt til å supplere denne sjekklisten med. Ingen kan ditt arrangement bedre enn deg!