Lasting innhold ...

Tlf. 911 16 989

Få profesjonell rådgivning av våre flinke konsulenter

Blogg

Gjør ditt arrangement til en suksess

Tilbake til blogg

24. september 2019

På selve dagen for arrangement er det en rekke ting du selv kan gjøre for å sikre en god avholdelse.

Møt opp på stedet i god tid. Det gir deg mulighet til å kunne imøtekomme eventuelle problemer før deltagerne ankommer, og det gir deg ro som smitter over på alle andre.

Hvis det er et større arrangement, sørg for å minne deltagerne om å også sette seg på de første radene. Ofte fyller vi ut bakfra og vil ikke virke pågående ved å velge de fremste rekkene.

Når foredragsholderen ankommer er det viktig å gi dem en god mottagelse og få dem til å føle seg velkomne. Det er ikke en god start på dagen hvis foredragsholderen selv skal ut på detektivjakt for å finne en person som vet noe om arrangementet.

Sørg for at gi en god introduksjon av foredragsholderen før de begynner.

Flere foredragsholdere opplever å bli møtt med et;

«Ja, men du starter vel bare når du er klar?», men stemningen blant deltagerne blir langt bedre hvis de får en kort introduksjon fra arrangøren. En introduksjon er også en mulighet til å sikre den røde tråden i forhold til ditt formål med arrangementet.

En annen velkjent problemstilling er at det kan være vanskelig å overholde tiden. Dette gjelder både de praktiske tingene rundt foredragsholderen, men også særlig foredraget selv. Hvis et innslag løper langt over tiden er det ingen skam å be noen om å runde av. Det viser bare at du har respekt for deltagerne og deres tid, samt eventuelle etterfølgende foredragsholdere.

#1 Møt opp i god tid, så du kan håndtere eventuelle uforutsette problemer

#2 Ta godt imot foredragsholderen, så de kan fokusere på foredraget

#3 Gi en god introduksjon til foredraget, så deltagerne får mest mulig ut av det

#4 Sørg for å holde øye med tiden, og vær klar til å styre med hard hånd om nødvendig

Skap den rette stemningen

Uansett kvaliteten på selve foredraget eller hvor mottakelig publikum er, må man ikke undervurdere stemningen i salen som en avgjørende faktor for ditt arrangements suksess.

Her følger en rekke gode råd om hvordan du skaper den riktige stemningen:

#1 Undervurder ikke frisk luft. Sjekk om det kan åpnes et vindu eller noen dører – særlig på lengre dager

#2 Fokuser på det positive og ikke det negative. Uttrykk glede over de som er møtt opp, i stedet for å snakke om frafallet

#3 Be lytterne om å slå av mobiltelefoner, eller sette dem på lydløs. Selv om folk allerede vet dette kan en slik påminnelse bidra til å skjerpe sansene og være med på å forebygge uønskede situasjoner

#4 Hvis du vet at det kommer færre deltagere enn forventet, fjern de ekstra stolene – Ingen andre enn deg legger merke til om det skulle ha vært flere

#5 Et foredrag kan ikke kurere fyllesyke! Hvis deltagerne er på 2. dag og det har vært fest dagen før, så kan selv ikke den beste foredragsholder kurere hodepinen

#6 Lys kan være med på å skape en fantastisk stemning. Skal lokalet være mørkt, lyst eller skiftende?

#7 Sett deg blant publikum. Mange arrangører står i siden av lokalet eller beveger seg rundt – dette kan være distraherende for deltagerne.

#8 Det er bedre å finne en plass som du lett kan gå til og fra

Avrunding og evaluering av arrangementet

Når et foredrag er ferdig er det viktig å få avrundet og evaluert, så poengene setter seg fast hos deltagerne. Noen foredragsholdere gjør det selv, i andre tilfeller oppsummeres det av en moderator. Materialet kan også eventuelt ettersendes, så lenge det fungerer for dine deltagere.

Snakk med folk på dagen for å få deres tilbakemelding på hva som gikk bra og hva de likte best, og eventuelt også hvilke poeng eller foredrag som ga mest mening for dem.

Noen dager etter arrangementet kan du også evaluere foredraget. Det kan du både gjøre ved å sende ut et spørreskjema i en enkel mail, eller ved å spørre deltagerne over en kopp kaffe hvis de for eksempel er kollegene dine.

Du kan alltids også kontakte foredragsholderen etter arrangementet – både for å snakke om foredraget deres, men også bare for å høre med dem hva de synes om hvordan dagen gikk. Foredragsholdere har erfaring fra veldig mange arrangementer. De kan kanskje hjelpe deg med spørsmålene du sitter igjen med om hva du kan gjøre bedre i fremtiden.

#1 Få folks reaksjoner på dagen – dette gir et umiddelbart bilde av følelsene deres når de står midt i det

#2 Vurder å etterevaulere i dagene som kommer. Så får du ofte et litt annet bilde, som i større grad viser hva deltagerne har tatt med seg

#3 Kontakt eventuelt foredragsholderen, hvis du også gjerne vil ha tilbakemelding fra en ekstern person om er på mange arrangementer og har lang erfaring

 

Dette kapittelet er en del av vår e-bok ’40 tips til det perfekte arrangementet’. Meld deg på vårt nyhetsbrev og last ned e-boken helt gratis her.

Trenger du hjelp til å finne den perfekte foredragsholderen til ditt arrangement?

Få profesjonelle råd fra våre dyktige konsulenter og gjør arrangementet ditt til en suksess.

  • Dette feltet er for valideringsformål og skal stå uendret.