Mail, møter og mennesker – Hvordan få tid til alt?

Andre kvartal er straks i gang, og mange prosjekter skal fullføres før sommeren. Ved årsskiftet så det realistisk og gjennomførbart ut – men så strammet det seg til i kalenderen, etterhvert som vinteren blir til vår. Hvordan få tid til dybdeoppgavene, når «alle» vil ha en bit av oss?

Hverdagen bringer ofte med seg altfor mange mail, altfor mange møter og altfor mange mennesker som skal ha en bit av oss. For bare noen uker siden ønsket vi vårmåneden varmt velkommen. Vi gledet oss over alt vi skulle utrette både på jobben og hjemme – og samtidig ha god tid til å nyte lysere dager og frisk luft.

Men så er vi altså her, og innser (i år også) at våren byr på mer enn lysere morgener, kveldsturer og hagearbeid. De tre M`ene er med oss, uansett årstid – mail, møter og mennesker (les: avbrytelser).

Jeg møter ofte både ledere og ansatte som forteller at nesten all normert arbeidstid går med til å sjonglere innboksen, workshops og avbrytelser. Når de andre går fra jobb, eller når barna er i seng, da begynner de på det som egentlig var planen for arbeidsdagen.

Med dette mønsteret blir hverdagen fort kavete, prioriteringene våre blir vage, og opplevelsen av mestring ligger igjen i januar et sted. Da startet vi med blanke ark, og planene for det nye året så lovende ut.

Hvordan få tid til å gjennomføre mer av det vi planlegger, uten å måtte jobbe for mye?
Her er noen tips for å ta kontroll på hverdagens tre M`er:

Mail

Prioriter, prioriter, prioriter.

Få først et overblikk, neste gang du åpner innboksen – i stedet for å begynne på toppen og svare fortløpende. Hvilke e-poster er viktigst, og hva haster mest?

Avsender eller overskrift gir oss ofte en god indikasjon på hvilke e-poster som skal prioriteres først. I tillegg krever noen mail mer handling, enn andre: Står du på kopi, trenger du sannsynligvis kun å lese gjennom – uten å svare. Dersom du er hovedmottaker, med de andre/ingen på kopi, er det sannsynlig at du er ansvarlig for å handle, og gi et svar.

Vær kort og konkret i svarene dine. De fleste skumleser, og får ikke med seg alt det du skriver. Tenk i sms-format, når du svarer.

Mail kan være fint som dokumentasjon, men gjør den likevel så kort som mulig: Plukk heller opp telefonen og ring avsenderen for å utdype, forklare eller svare på det vedkommende henvender seg for. Det er både hyggeligere og mer tidsbesparende enn en lang mail som ikke leses. Avslutt samtalen med et kort og konkret svar per mail. Slik sikrer vi dokumentasjon, uten å bruke mye tid på formuleringer og tastetrykk.

Lag egne økter hvor alle mail som krever lite tid og tankevirksomhet prioriteres. Det kan være korte svar som kun krever et ”Takk, og god helg”. Ved å redusere antall uleste e-poster i innboksen før vi går fra jobb, reduserer vi også følelsen av stress. Da er det lettere å avslutte arbeidsdagen, og å starte morgenen etter med de e-postene som krever mer tid og ressurser fra oss.

Til slutt: Husk å slette alt som er irrelevant før du går i gang – som reklame, og nyhetsbrev du uansett ikke leser.

Møter

Nøkkelen til gode møter ligger mye i forberedelsene. Hva er målet med møtet? Hvem bør være med? Hva er viktigste sak(er)?
De fleste møter skjer med for mange deltakere, for mange saker og for vage mål.

Prioriter saker etter viktighet, og begrunn hvorfor de er viktigst. Det samme gjelder deltakelse: Hvem skal delta på møtet, og hvorfor?
Jeg har tre stikkord for å sikre at vi velger riktige deltakere til riktige møter: Fag, handling eller info.

Med mindre det er et rent informasjonsmøte, bør fag eller handling være det som avgjør om vi skal bruke tid på et møte. Den som er innkalt, kan forvente at:

1. Vedkommende er kalt inn som fagperson, med rådgivende funksjon i en eller flere saker. Det kan også være fordi personen, på tvers av fagfelt, har relevant erfaring som gruppen vil ha nytte av å høre om.

2. Møtet resulterer i vedtak som skal utføres – handling basert på diskusjoner i møtet.

Møtedeltakerne kan få både fag- og handlingsrollen i samme møte, eller bare en av rollene.

Mennesker

Mange av oss har en hverdag preget av mange avbrytelser og ad hoc-oppgaver. Å være tilgjengelig er ofte en viktig del av jobben. Vi både vil og må yte service både internt og eksternt. Utfordringen er å styre hvor tilgjengelige vi skal være før det går ut over tilstedeværelsen vår – både i samtaler med andre, og i dybdeoppgavene som krever konsentrasjon.

For noen er avbrytelser en behagelig og riktig så god grunn til å komme for sent, bryte avtaler eller rett og slett glemme å stille opp. Det er forsentkommerens største sovepute av en unnskyldning: ”Jeg ble avbrutt.” eller «Jeg ble holdt igjen.»

Hva vil vi at de andre skal tenke om oss, når vi ikke er i rommet?
Er vi en som holder tiden, og som holder ord? Det spørs om vi synes «jeg ble holdt igjen»-frasen er så god, likevel – om vi er den som stadig kommer for sent, som forventet fra de andre.

Avbrytelser og forsentkomming er ikke «noe som bare skjer», uten at vi kan påvirke situasjonen. Tenk eller på det som at vi lar oss avbryte. Da kan vi ta et aktivt valg ved å respondere på en annen måte enn før. Vi kan ta et større ansvar enn det passive «jeg ble avbrutt», og vi kan sørge for færre avbrytelser. Ved å møte avbrytelsene på en ny og bedre måte, blir det færre av dem. Når vi alltid er tilgjengelige, alltid lar oss avbryte, vil de rundt oss senke terskelen for hva de forventer fra oss. Jeg kaller det misforstått service.

Når vi alltid er fleksible, alltid tilgjengelige, ender vi til slutt opp med en opplevelse av at andre ikke respekterer oss, eller tiden vår. Husk at avbryterne og masekoppene sannsynligvis ikke vet at vi synes de forstyrrer oss. De ser bare at vi alltid er tilgjengelige, og at det derfor kan være lettere å spørre oss enn å finne ut av noe selv.

Så hva kan vi gjøre, da? Hvordan kan vi få til en bedre arbeidstakt? Hvordan sikre at vi klarer å fullføre oppgavene uten å måtte gjenoppta samme gjøremål gang på gang, i løpet av dagen?

Mitt tips er enkelt, om du våger å teste det ut: Gi et vennlig ”Gir du meg litt tid? Kan du komme tilbake om et kvarter?” til den som stadig avbryter. Det er det vanskelig å si nei til, med mindre det er noe viktig som virkelig haster.